Nhật ký kế toán là gì

Mục nhập nhật ký kế toán là phương pháp được sử dụng để nhập một giao dịch kế toán vào các sổ sách kế toán của một doanh nghiệp. Các hồ sơ kế toán được tổng hợp vào sổ cái chung , hoặc các mục nhật ký có thể được ghi lại trong một loạt sổ ghi chép phụ , sau đó được cuộn lại thành sổ cái nói chung. Sau đó, thông tin này được sử dụng để xây dựng báo cáo tài chính vào cuối giai đoạn báo cáo.

 

Phải có tối thiểu hai mục hàng trong mục nhật ký, mặc dù không có giới hạn trên cho số mục hàng có thể được bao gồm. Một mục nhập nhật ký hai dòng được gọi là mục nhập nhật ký đơn giản , trong khi một mục chứa nhiều dòng được gọi là mục nhập tạp chí phức hợp .

 

 

>> học kế toán thực hành ở thanh xuân

 

>> học kế toán tổng hợp ở minh khai

 

>> tra cứu hoá đơn gtgt

 

Một công ty có thể sử dụng nhiều mục trong tạp chí chỉ trong một kỳ kế toán, do đó tốt hơn là sử dụng một số lượng lớn các mục nhật ký đơn giản hơn một số ít các mục tạp chí phức hợp để làm rõ tại sao các mục nhập đang được thực hiện. Điều này rất hữu ích khi các mục nhật ký đang được nghiên cứu vào một ngày khác, và đặc biệt là khi chúng đang được kiểm toán bởi các kiểm toán viên .

 

Bất cứ khi nào bạn tạo một giao dịch kế toán, ít nhất hai tài khoản luôn bị ảnh hưởng, với một mục nhập ghi nợ được ghi lại trên một tài khoản và một mục nhập tín dụng đối với tài khoản khác.

 

Tổng số nợ và khoản tín dụng cho bất kỳ giao dịch nào cũng phải bằng nhau, sao cho một giao dịch kế toán luôn được cho là “cân bằng”. Nếu giao dịch không cân bằng, thì sẽ không thể tạo báo cáo tài chính. Do đó, việc sử dụng các khoản ghi nợ và tín dụng trong một định dạng ghi chép giao dịch hai cột là điều thiết yếu nhất trong tất cả các kiểm soát tính chính xác kế toán.

 

Trong một môi trường kế toán nhỏ hơn, nhân viên kế toán có thể ghi lại các mục nhật ký. Trong một công ty lớn hơn, một kế toán tổng hợp sổ cái thường chịu trách nhiệm ghi lại các mục nhật ký, do đó cung cấp một số kiểm soát đối với cách thức ghi nhật ký được ghi lại.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Một mục nhập nhật ký đảo ngược  là một trong hai trường hợp được đảo ngược bằng tay trong kỳ kế toán tiếp theo, hoặc được tự động đảo ngược bởi phần mềm kế toán trong kỳ kế toán tiếp theo.

 

Một mục nhập nhật ký định kỳ  là một mục lặp lại trong mỗi kỳ kế toán kế tiếp, cho đến khi đạt được một ngày chấm dứt. Điều này có thể được thực hiện bằng tay, hoặc có thể được thiết lập để chạy tự động trong một hệ thống phần mềm kế toán.

 

 

Tổng công ty Arnold bán một sản phẩm cho khách hàng với giá 1.000 đô la tiền mặt. Điều này dẫn đến doanh thu là 1.000 đô la và tiền mặt là 1.000 đô la. Arnold phải ghi lại số tài khoản tiền mặt (tài sản) tăng lên bằng một khoản nợ, và số tài khoản thu nhập tăng lên bằng tín dụng. Mục nhập là:

 

 

Tổng công ty Arnold cũng mua một chiếc máy với giá 15.000 đô la Mỹ. Điều này dẫn đến việc bổ sung tài khoản Tài sản cố định Máy móc bằng một khoản nợ, và sự gia tăng trong tài khoản phải trả khoản nợ (nợ) với một khoản tín dụng. Mục nhập là:

 

 

Nếu một mục nhập nhật ký được tạo ra khi tổng số nợ và tín dụng không giống nhau, đây được gọi là mục nhập tạp chí không cân đối. Nếu bạn cố nhập một mục nhập tạp chí không cân bằng vào hệ thống kế toán máy tính, việc kiểm tra lỗi trong phần mềm có thể sẽ từ chối mục nhập. Tuy nhiên, nếu bạn tạo một mục nhập tạp chí không cân bằng trong một hệ thống kế toán thủ công, kết quả sẽ là một cân bằng thử nghiệm không cân bằng , do đó có nghĩa là bảng cân đối sẽ không cân bằng. Mục nhập nhật ký sau đây không cân bằng; lưu ý rằng tổng số nợ thấp hơn tổng số tín dụng. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải sửa lại phần nhập sổ ghi chưa cân bằng bên dưới trước khi bạn có thể phát hành báo cáo tài chính .

 

 

Nó thường phổ biến hơn đối với kế toán để thực hiện gian lận thông qua việc sử dụng các mục nhật ký hơn là thông qua việc sử dụng các giao dịch chung như ghi hoá đơn nhà cung cấp và tạo hóa đơn khách hàng. Lý do là những giao dịch thông thường này có một hệ thống kiểm soát được xây dựng xung quanh chúng được thiết kế để phát hiện ra nhiều vấn đề. Ngược lại, có ít kiểm soát hơn đối với các mục nhật ký, điều này làm cho người khác dễ dàng tạo ra một giao dịch gian lận. Các giao dịch này đặc biệt khó nhận ra nếu số tiền ghi nhận được coi là không quan trọng, trong trường hợp kiểm toán viên không có khả năng phát hiện vi phạm.